Kadonneen asiakirjan jäljillä
Vaikka maailma on sähköistymässä kovaa vauhtia ja paperiset asiakirjatkin sitä mukaa vähenevät, paperisiin osakekirjoihin ja panttikirjoihin törmää yhä edelleen varsin usein. Kirjallisia asiakirjoja säilytetään varsin vaihtelevilla tavoilla: yhdellä asiakirjat ovat turvassa tallelokerossa, toisella hyvässä järjestyksessä kodin kansiossa tai kassakaapissa, kolmannella iloisessa epäjärjestyksessä lipaston laatikossa, ja neljännellä asiakirjat ovat päätyneet takan sytykkeeksi tai ehkä sittenkin paperinkeräykseen. Sähköisessä muodossa olevat asiakirjat ovat siitä mukavia, että ne eivät (ainakaan sähköisten järjestelmien toimiessa) tuppaa katoilemaan samalla tavoin, kuin paperiset kollegansa.
Varsinkin kuolinpesien asioita hoitaessani pyrin yleensä kiinnittämään ihmisten huomiota jo perunkirjoitusvaiheessa siihen, missä muodossa tärkeät asiakirjat ovat, ja täytyykö asialle tehdä jotain (sama toki koskee myös eläviä henkilöitä!). Hyvin usein asiakas ei itsekään tiedä, joten hommaa aloitetaan miettimällä, missä muodossa arvopaperit ylipäänsä voisivat olla. Pörssiosakkeet ovat olleet sähköisiä jo pitkään, mutta asunto-osakekirjat ja muut noteeraamattomien osakeyhtiöiden osakkeet (esimerkiksi täällä Päijät-Hämeessä yleiset PHP Holding Oy:n osakkeet) ovat vielä varsin usein - joskaan eivät aina - paperisessa muodossa. Asunto-osakkeen osalta isännöitsijäntodistuksesta ilmenee, kummassa muodossa osakekirja on. PHP:n osakkeiden osalta asia selviää ainakin kysymällä asiaa yhtiön asiakaspalvelusta.
Kiinteistöön vahvistetut panttikirjat voivat olla nykyisin joko kirjallisia tai sähköisiä. Mikäli kiinteistöön vahvistetut panttikirjat ovat olleet lainan vakuutena pankissa vuonna 2017 tai sen jälkeen, ne on mitä todennäköisimmin muunnettu sähköiseen muotoon massakonversiossa. Muussa tapauksessa vanhat ennen vuotta 2017 haetut panttikirjat voivat hyvinkin olla edelleen kirjallisessa muodossa. Panttikirjan muoto ilmenee kiinteistön rasitustodistuksesta. Nykyisin kaikki uudet haettavat panttikirjat ovat sähköisiä. Käytännössä on varsin yleistä, että kauan samalla omistajalla olleen kiinteistön rasitustiedoissa näkyy panttikirja, jonka olemassaolo on jo kauan sitten kokonaan unohdettu.
Mitä sitten, jos asiakirjat ovat kirjallisia, mutta niitä ei löydy mistään? Käytännön arjessa harva tietenkään kaipaa osakekirjaa tai panttikirjaa ihailtavakseen, mutta nämä asiakirjat ovat tarpeen ainakin kahdessa eri tilanteessa: osaketta tai kiinteistöä uudelle omistajalle luovutettaessa, tai sitten sitä velan vakuudeksi pantattaessa. Kadonnut asiakirja voi olla riski myös omistajalle itselleen, koska jos se on päätynyt vääriin käsiin, jonkinlainen riski väärinkäytöksestä on aina olemassa. Vaikka syytä paniikkiin ei yleensä missään nimessä olekaan, kadonneet asiakirjat on silti hyvä kuolettaa mahdollisimman pian, kun katoaminen on havaittu. Kuolettaminen tapahtuu tekemällä toimivaltaiselle käräjäoikeudelle hakemus asiakirjan kuolettamisesta.
Kuolettamista sääntelee laki asiakirjain kuolettamisesta. Laki on vuodelta 1901, joten se on jo ikänsä puolesta paikoin hieman vaikeaselkoinen. Kuolettamisen hakemista koskeva 4.1 § kuuluu seuraavasti: "Joka vaatii asiakirjan kuolettamista, antakoon oikeuteen oikeaksi todistetun jäljennöksen asiakirjasta tahi sellaisen ilmoituksen sen sisällyksestä, että asiakirja sen johdolla voidaan varmasti tuntea; näyttäköön myös todennäköiseksi että hän on asianmukainen saamaan asiakirjan kuoletetuksi ja että asiakirja on kadonnut."
Käytännössä asiakirjan kuolettamista koskevaan hakemukseen ei sentään tarvitse liittää oikeaksi todistettua jäljennöstä kadonneesta asiakirjasta (se olisikin useimmiten melko mahdoton tehtävä). Sen sijaan riittää, että hakemuksessa yksilöidään tarpeeksi tarkasti esimerkiksi osakenumeroilla tai panttikirjan asianumerolla se, mikä asiakirja on kyseessä. Asiakirjan katoamista ei yleensä tarvitse näyttää toteen muulla tavoin kuin ilmoittamalla, että asiakirja on kadonnut tuntemattomalla tavalla. Toki hakemuksessa voi kertoa muunkin katoamistavan, jos sellainen on tiedossa. Lisäksi hakijan on osoitettava olevansa oikeutettu hakemaan kuolettamista eli asiakirjoin osoitettava olevansa esimerkiksi kadonneen osakkeen omistaja tai muu laillinen haltija. Hakemuksen liitteeksi tarvittavat omistus- tai hallintaoikeutta osoittavat asiakirjat vaihtelevat tapauskohtaisesti.
Käräjäoikeus tekee asiakirjan kuolettamishakemuksesta kuulutuksen Viralliseen lehteen sekä nähtäväksi käräjäoikeuden ilmoitustaululle. Virallinen lehti on sähköisessä muodossa luettavissa ilmaiseksi osoitteessa virallinenlehti.fi. Asiakirjan kuolettamiskuulutuksia julkaistaan jokaisen kuukauden ensimmäisessä lehdessä. Kuulutuksessa ilmoitetaan, että kyseisen asiakirjan kuolettamista on haettu, ja pyydetään asiakirjan haltijaa määräpäivään mennessä näyttämään asiakirja tuomioistuimelle ja esittämään vaatimuksensa uhalla.
Tavallaan olettama on siis se, että jokainen lukee Virallista lehteä ja/tai käy säännöllisesti tutkimassa käräjäoikeuden ilmoitustaulua. Tosiasiassa harva on tainnut koskaan edes kuulla koko lehdestä, saati sitten lukea sitä. Lehti voi kuitenkin olla uteliaalle ihan mielenkiintoista luettavaa, koska siellä julkaistaan asiakirjan kuolettamisten lisäksi monia muitakin virallisia kuulutuksia ja ilmoituksia kuolleeksi julistamisista haastehakemuksiin.
Jos ja kun kuulutuksessa asetettu vähintään kolmen kuukauden kuukauden määräaika on kulunut ilman, että kukaan ilmaantuu käräjäoikeuden kansliaan kadonnutta asiakirjaa esittämään, käräjäoikeus kuolettaa asiakirjan ja toimittaa siitä hakijalle päätöksen. Pelkkä päätöksen saaminen ei kuitenkaan yleensä riitä, vaan sen jälkeen asiakirjan omistajan on vielä muistettava hoitaa asia loppuun: hakea kuoletetun panttikirjan tilalle Maanmittauslaitokselta uusi sähköinen panttikirja, painattaa uusi osakekirja tai muuttaa osake muulla tavoin sähköiseen muotoon.
Asunto-osakkeiden osalta menettely riippuu siitä, onko yhtiö jo siirtynyt huoneistotietojärjestelmään vai ei. Sähköisessä huoneistotietojärjestelmässä omistusmerkintä voidaan tehdä suoraan sähköiseen järjestelmään kuoletuspäätöksen perusteella. Jos asunto-osakeyhtiö ei ole vielä siirtynyt huoneistotietojärjestelmään, kuolettamispäätöksen lisäksi on vielä ainakin periaatteessa painatettava uusi osakekirja tai ainakin pyydettävä väliaikaistodistus.
Kaikenlaisia asiakirjoja ei sentään voi eikä kannata kuolettaa. Edellä mainittujen lisäksi ainakin seuraavien asiakirjojen kuolettamista on mahdollista hakea: "haltijalle taikka nimetylle miehelle tai hänen määräämälleen asetettu obligatio, vekseli tai muu sitoumus; konnossementti, talletustodistus, warrantti, osakekirja, talonki, vakuutuskirja taikka muu sellainen asiakirja, johon jokin oikeus on yhdistetty tai jonka haltijalle sitoumus voidaan pätevästi täyttää [..] Sama olkoon laki kiinnitetystä velkakirjasta, vaikkei se olisikaan juokseva sitoumus."
Suurin osa edellä mainituista asiakirjoista on jo ajan saatossa menettänyt merkityksensä, eikä esimerkiksi tavallista vakuutusyhtiön vuosittain esim. kotivakuutuksesta lähettämää vakuutuskirjaa ole tietenkään tarpeen kuolettaa, koska sillä ei ole mitään arvopaperiin verrattavaa arvoa haltijalleen. Myöskään testamenttia, edunvalvontavaltuutusta tai muuta valtakirjaa ei voida kuolettamalla peruuttaa, vaan niiden peruuttamiseen on omat menettelynsä. Samoin on kadonneiden seteleiden osalta: kadonnutta viisikymppistä ei siis valitettavasti voi kuolettaa ja hakea setelipainosta uutta tilalle. Tosin pienten seteleiden kohdalla kuolettamisintoa rajoittaa jo käräjäoikeuden hakemusmaksu sekä Virallisen lehden kustannukset, jotka ovat yhteenlaskettuna yleensä noin 400-500 euron luokkaa.
- Katri / Laki-Silta 27.10.2022