Lakiasiat etäyhteydellä

Vallitsevana aikana moni pyrkii välttelemään ylimääräisiä ihmiskontakteja ja siirtyy entistä enemmän etätöihin ja -asiointiin. Moni käytännön asia onkin nykypäivänä hoidettavissa siirtymättä kotisohvalta mihinkään. Mutta miten on lakiasioiden laita?

Lakipalveluita on monenlaisia, eikä yleispätevää kaikkiin mahdollisiin toimeksiantoihin soveltuvaa ohjetta ole mahdollista antaa. Myös käytännöt vaihtelevat luonnollisesti riippuen siitä, minkälaiset valmiudet ja näkemykset palveluntarjoajalla on. Seuraava perustuukin yksinomaan Laki-Sillan omiin toimintatapoihin ja tyypillisimpiin toimeksiantoihin, joten toimintatapa ei ole välttämättä kaikkialla sama.

Toimeksiannosta sopiminen

Asiakkaan taloudelliseen toimintaan ja omaisuusjärjestelyihinliittyvissä toimeksiannoissa toimeksisaajalla on rahanpesun estämistä koskevaan lainsäädäntöön perustuva asiakkaan tuntemis- ja tunnistamisvelvollisuus. Tämä tarkoittaa sitä, ettei neuvontaa talousasioissa ole mahdollista antaa varmistumatta asiakkaan henkilöllisyydestä ja todentamatta sitä henkilöllisyystodistuksesta. Pelkkä asiakkaan tunnistaminen äänestä tai esimerkiksi henkilötunnuksen kertominen ei siis riitä, vaan palveluntarjoajan tulee toimeksiantoa vastaanottaessaan nimenomaan todentaa asiakkaansa henkilöllisyys asiakirjasta. Laki-Sillassa todentaminen onnistuu kuitenkin myös etänä niin, että asiakas allekirjoittaa toimeksiantosopimuksen sähköisesti omilla verkkopankkitunnuksillaan. Taloudelliseen toimintaan liittyviksi toimeksiannoiksi luetaan käytännössä kaikki omaisuuteen liittyvät toimeksiannot kuten kauppakirjojen laatimiset, perunkirjoitukset ja testamenttien ja edunvalvontavaltuutusten laatimiset. Oikeudenkäyntiasioihin rahanpesulakia ei sovelleta, mutta Laki-Sillan käytäntönä on todentaa asiakkaan henkilöllisyys samalla tavoin kaikissa toimeksiannoissa. Laki-Silta tekee asiakkaan kanssa myös kirjallisen (paperisen tai sähköisen) toimeksiantosopimuksen kaikista toimeksiannoista.

Toimeksiantoon liittyvät neuvottelut

Toimeksiannosta riippuen asiaa voidaan lähteä hoitamaan joko kasvotusten asiakastapaamisessa, puhelimitse, sähköpostitse tai sähköisesti verkkoneuvottelulla. Itse kannatan lähtökohtaisesti henkilökohtaista tapaamista oikeastaan kahdesta eri syystä. Koska lakiasiat ovat useimmiten jossain määrin monimutkaisia, koen ensinnäkin, että kasvokkain on helpompi sekä ymmärtää että tulla ymmärretyksi. Toiseksi, koska usein toimeksiantoja hoidetaan tuntiveloituksella, tulee henkilökohtainen tapaaminen toimeksiantajalle usein edullisimmaksi. Tämä pätee erityisesti esimerkiksi kauppakirjojen ja muiden sopimusten laatimiseen, jossa on nopeinta keskustella ja selittää ehdot läpi samalla kertaa kaikkien osapuolten kanssa eikä niin, että sama asia tehdään kaikkien kanssa vuorotellen. Henkilökohtaisia asiakirjoja kuten testamentteja, avioehtoja ja edunvalvontavaltakirjoja Laki-Silta ei edes laadi tapaamatta asiakasta, jolle asiakirja laaditaan. Tämä on ensisijaisesti ammattieettinen kysymys väärinkäytösten estämiseksi sekä sen varmistamiseksi, että asiakirjan tekijä varmasti ymmärtää asiakirjan tarkoituksen ja merkityksen.

Usein varsinkin pidempikestoiset toimeksiannot alkavat henkilökohtaisella tapaamisella ja jatkuvat sitten erilaisilla etäviestimillä. Erityisesti suojattu sähköposti on kätevä tapa viestinvaihtoon ja asiakirjaluonnosten välittämiseksi. Melko harva toimeksianto kuitenkaan hoituu alusta loppuun yksinomaan sähköpostilla. Koska netti on pullollaan erinäisiä asiakirjamalleja, sopimuskoneita ja enemmän tai vähemmän kunnollisia ohjesivustoja, koen ainakin itse, että kunnolliseen lakimiespalveluun kuuluu nimenomaan henkilökohtainen palvelu ja neuvonta.

Laki-Silta onkin ottanut nyt käyttöön myös verkkoneuvottelut. Tämä tarkoittaa sitä, että neuvotteluja voidaan käydä myös webkamerayhteydellä niin, että asiakas osallistuu neuvotteluun omalta kotisohvaltaan käsin. Verkkoneuvottelu edellyttää nettiyhteyttä ja tietokonetta, jossa on webkamera. Tarvittaessa osa kokoontujista voi osallistua tapaamiseen paikan päällä ja osa verkkoyhteydellä.

Eri toimeksiantotyyppien erityispiirteitä

Perunkirjoitus on hoidettava kolmen kuukauden sisällä perittävän kuolemasta. Koronatilanne tai valmiuslaki ei automaattisesti pidennä tätä (kuten ei muidenkaan veroasioiden) määräaikaa. Perunkirjoituksen pitämiseen voi kuitenkin hakea verohallinnolta lisäaikaa, jota varsin todennäköisesti vallitsevassa tilanteessa saa. Perunkirjoitustoimeksianto kannattaa kuitenkin mahdollisuuksien mukaan laittaa vireille jo koronatilanteen rauhoittumista odotellessa, koska toimeksiannosta on mahdollista sopia ja alkuvalmistelut hoitaa myös etäyhteydellä. Varsinaisessa perunkirjoitustilaisuudessa läsnäolovelvollisuus on pesän ilmoittajalla ja uskotuilla miehillä. Vaikka laki onkin säädetty aikanaan silmällä pitäen nimenomaan henkilökohtaista läsnäoloa, en henkilökohtaisesti näe estettä sille, etteikö myös perunkirjoitus voitaisi poikkeustilanteessa pitää etäyhteydellä verkkoneuvotteluna siten, että ilmoittaja ja uskotut miehet allekirjoittavat perukirjan tahoillaan vasta varsinaisen tilaisuuden päätyttyä.

Perinnönjaot, ositukset, testamentit, avioehdot ja edunvalvontavaltakirjat ovat kaikki asiakirjoja, joissa asiakirjan muotovaatimuksena on osapuolten omien allekirjoitusten lisäksi kahden esteettömän todistajan allekirjoitukset. Hieman asiakirjasta riippuen todistajien on oltava paikalla joko täysin samaan aikaan osapuolten allekirjoittaessa asiakirjan tai myöhemmin allekirjoittajan tunnustaessa allekirjoituksensa omakseen. Joka tapauksessa tämä tarkoittaa, että mitään näistä asiakirjoista ei ole mahdollista tehdä kokonaan sähköisessä muodossa tai allekirjoittaa sähköisesti. Perinnönjakosopimuksissa ja osituksissa on mahdollista myös se, että sopimuksen osapuolet allekirjoittavat asiakirjat eri paikoissa ja eri aikaan. Tällöin kaikilla allekirjoittajilla on kuitenkin oltava omat todistajat. Asiakirjojen laatiminen allekirjoituksia vaille valmiiksi on kuitenkin mahdollista myös etänä niin, että laatimista koskeva tapaaminen järjestetään etäyhteydellä videoneuvotteluna. Hätätilanteessa myös muotovirheinen asiakirja ilman todistajia saattaa ajaa asiansa, vaikka sellaisen tekemistä ei yleensä voikaan suositella eikä sen pitävyydestä voi koskaan olla täysin varma.

Kauppakirjat ja lahjakirjat voivat tietyissä tapauksissa hoitua niin, etteivät osapuolet välttämättä tapaa toisiaan tai muitakaan ihmisiä. Irtaimen, kuten asunto-osakkeen, kauppakirja tai lahjakirja on mahdollista allekirjoittaa vaikka vuorotellen niin, että kauppa tulee voimaan, kun kaikki ovat sen allekirjoittaneet. Tosin käytännön järjestelyt kauppahintoineen ja osakekirjoineen vaativat etäkaupassa hieman soveltamista. Viime aikoina on kehitetty myös sähköinen kauppa-alusta DIAS, jota voi välittäjäkaupoissa tietyissä tilanteissa käyttää. Kiinteistökauppa on mahdollista tehdä sähköisesti kiinteistövaihdannan palvelussa (KVP) verkkopankkitunnuksilla. KVP:n käyttö edellyttää, että sekä ostajalla että myyjällä on verkkopankkitunnukset. Paperimuotoista kiinteistökauppaa ei sen sijaan voi tehdä muulla tavoin kuin siten, että ostaja, myyjä ja julkinen kaupanvahvistaja ovat yhtä aikaa ja henkilökohtaisesti tai ainakin valtakirjoilla edustettuina paikan päällä.

Oikeudenkäynnit ja muut asiat

Muut asiat kuten riita-asiat, oikeudenkäynnit ja hakemusasiat kaikessa moninaisuudessaan voivat olla hyvinkin mahdollisia hoitaa ilman henkilökohtaista tapaamista tai etäneuvotteluyhteydellä. Usein riita-asioita hoidetaankin erityisesti vastapuolen kanssa kirjallisesti, ja vapaamuotoiset neuvottelut voivat hoitua yhtä hyvin puhelimitse kuin muullakin tapaa. Asiointi myös viranomaisten suuntaan hoituu alkuvaiheessa lähestulkoon aina kirjallisesti. Henkilökohtaista tai ainakin asiamiehen läsnäoloa tarvitaankin eniten joko sovintoneuvotteluissa tai oikeuden istunnossa. Myös oikeudenkäynteihin on joissain tilanteissa mahdollista osallistua etäyhteydellä. Etäyhteydestä ja sen soveltuvuudesta on luonnollisesti sovittava etukäteen. Tällä erää esimerkiksi käräjäoikeuksissa on kuitenkin peruttu useita istuntoja tai lykätty niitä myöhempään ajankohtaan koronatilanteen takia. Muutenkin tuomioistuin- ja muissakin viranomaisasioinnissa on syytä muistaa, että koronatilanne ei automaattisesti pidennä määräaikoja eikä poista velvoitteita saapua määrättyyn oikeuden istuntoon. Näin ollen oikeudenmenetysten välttämiseksi on tarvittaessa muistettava pyytää lisäaikaa tai istunnon peruuttamista, jos esimerkiksi koronakaranteenin vuoksi ei pääse paikalle. Tuomioistuin ratkaisee pyynnöt itsenäisesti, mutta vallitsevassa tilanteessa joustoa voidaan olettaa olevan normaalia huomattavasti enemmän.

Jos siis sinulla on tarvetta lakipalveluille mutta haluat välttää ylimääräisiä ihmiskontakteja, älä epäröi ottaa yhteyttä. Tapauskohtaisesti selvitetään omaan asiaasi soveltuvat toimintatavat. Tilanteen sitä edellyttäessä myös henkilökohtaiset tapaamiset ovat edelleen mahdollisia. Ethän kuitenkaan tule tapaamiseen sairaana tai tietoisesti korona-altistumisen jälkeen.

 - Katri Haarasilta / Lakiasiaintoimisto Laki-Silta